Juhlatila ilmoittaa, että tarvitsette liikkuvan diskokärryn avoimen baarin järjestämiseen. Toinen palveluntarjoaja tarjoaa DJ:tä ääni- ja valolaitteistoineen. Kolmas puolestaan tarjoaa «täydellisen juhlapaketin». Ennen hintojen vertailua on syytä selvittää, puhutaanko samasta palvelusta ja ennen kaikkea, minkä osan häistänne kukin tarjous kattaa.
Liikkuva DJ-auto tuo äänentoistojärjestelmän juhlatilalle. Tuo kuvaus ei kuitenkaan määritä järjestelmän kokoa, ulkonäköä eikä yleispätevää laiteluetteloa. Se voi olla pienelle salille tarkoitettu hillitty kokoonpano tai useista järjestelmistä, valaistuksesta ja teknisestä tuesta koostuva tuotanto.
Tärkeintä on ymmärtää, mitä te tarvitsette. Näin voitte valita järjestelyt, jotka sopivat tilalle, vastaavat makuanne ja joissa sekä seremonia että juhlaillallisen mikrofonijärjestelmä on kunnossa.
Sisällysluettelo
Mitä tarkoittaa liikkuvan DJ-auton vuokraaminen?
Termiä käytetään yleensä matkapuhelinpalvelusta, jossa yhdistyvät DJ, äänilaitteet ja juhlan lavastus. Pakettiin voi sisältyä valaistus ja etupaneeli tai kaappi sekä kuljetus, asennus ja purkaminen. Tarkka sisältö riippuu toimittajasta, ja sen on mainittava tarjouksessa.
«DJ» ja «liikkuva diskoklubi» eivät ole keskenään ristiriidassa. DJ on se, joka johtaa keikkaa; discomóvil viittaa formaattiin, jonka avulla keikka voidaan järjestää tilassa, jossa ei ole asianmukaisia laitteita. DJ voi esiintyä omalla laitteistollaan, tapahtumaa varten vuokratulla laitteistolla tai tilan omalla laitteistolla, jos etukäteen varmistetaan, että se soveltuu tarkoitukseen.
Se ei myöskään tarkoita äänekkäästi soivaa musiikkia tai tiettyä tyyliä. Sama konsepti voidaan sovittaa tyylikkääseen hääjuhlaan, intiimiin juhlaan tai suurempaan tanssilattiaan. Ero on siinä, miten se suunnitellaan ja toteutetaan.
Mitä paketti voi sisältää ja mitä teidän on vahvistettava
Laiteluettelo ei kerro koko totuutta. Valmistautuminen, aikataulut ja vastuut vaikuttavat suoraan lopputulokseen. Käyttäkää tätä taulukkoa ehdotuksen laajuuden tarkistamiseen; se ei tarkoita, että kaikkiin paketteihin sisältyisi jokainen kohta.
| Ottelu | Mitä on vahvistettava |
|---|---|
| DJ | Esiintyjä, valmistautuminen ja esityksen kesto. |
| Ääni | Katetut tilat, laitteiden asennus ja käyttö. |
| Mikrofonit | Määrä, sijainti ja käyttöajankohdat. |
| Ohjaamo | DJ-laitteisto ja kaluste- tai etulevymalli. |
| Valot | Tanssivalot, koristeet ja erikoistehosteet sallitaan. |
| Logistiikka | Kuljetus, asennus, testaus, odotusaika ja purkaminen. |
| Ehdot | Yhteensä verot, laajennukset ja varaus mukaan lukien. |
Istunto ja sen valmistelu
DJ:n esiintymisajan on oltava selkeästi määritelty alusta loppuun. Varmistakaa, koskeeko sovittu aika vain avointa baaria vai myös muina aikoina soitettavaa musiikkia. DJ voi olla paikalla jo aamusta lähtien valmistelemassa laitteita ja aloittaa esiintymisensä vasta useita tunteja myöhemmin: läsnäolo ja esiintyminen eivät ole sama asia.
Lisäksi on määriteltävä toiveet, kieltokohdat ja erikoisjärjestelyt. Jos paketissa mainitaan vain materiaali, kysykää, miten musiikkipuoli hoidetaan. Näyttävä tuotanto ei korvaa vieraille suunniteltua tilaisuutta.
Äänijärjestelmä
Niiden tehtävänä on kattaa hyvin se tila, jota aiotte käyttää. Tilan muoto, tanssilattian sijainti, etäisyydet ja akustiikka ovat tärkeämpiä kuin pelkästään watteihin perustuva lupaus. Pitkänomaisessa salissa äänenvoimakkuuden lisääminen DJ:n vieressä ei takaa, että ääni kuuluu paremmin salin takaosassa.
Kysykää, mihin kaiuttimet sijoitetaan ja mitä tapahtuu, jos illallinen järjestetään samassa salissa kuin tanssit. Musiikin tulee tukea tilan eri käyttötarkoituksia ilman, että läheisillä pöydillä istuvat vieraat joutuvat kilpailemaan sen kanssa puhuakseen.
Ohjaamo: sekoitusmateriaali ja kokoonpanon ulkonäkö
Sana «kabinetti» voi viitata sekä DJ:n laitteistoon että sitä ympäröivään kalusteeseen tai etupaneeliin. Selventäkää, mitä toimitukseen sisältyy. Valkoinen, musta, valaistu tai koristeellisempi etupaneeli muuttaa kokoonpanon ulkonäköä ja vie tilaa, joka on otettava huomioon.
Pyytäkää aito kuva ehdotetusta vaihtoehdosta. On tärkeää, miltä se sopii sisustukseenne, mutta myös se, mihin johdot kätketään, jääkö tilaa työskennellä ja voidaanko se asentaa olemassa olevien liitäntöjen avulla.
Juhla- ja tunnelmavalaistus
Tanssivalot ja seinät tai nurkat koristavat valot täyttävät eri tehtäviä. Saatatte haluta tanssilattialle liikettä tuovan valaistuksen ja pitää muun salin valaistuksen rauhallisempana. Voitte myös haluta hillittyä valaistusta koko juhlan ajan.
Jos teille tarjotaan savuefektejä tai muita tehosteita, varmistakaa järjestäjiltä, ovatko ne sallittuja. Niiden ei pitäisi tulla yllätyksenä, eikä pidä olettaa, että kaikki tilat sallivat niitä. Muutaman järkevän valinnan tekeminen toimii yleensä paremmin kuin salin täyttäminen asioilla, joita ette ole pyytäneet.
Avoin baari ei kata automaattisesti koko hääjuhlaa
Tämä on yksi niistä seikoista, jotka on syytä täsmentää. Tanssisalissa sijaitseva liikkuva äänentoistojärjestelmä ei yksinään riitä, kun järjestetään seremonia puutarhassa, cocktail-tilaisuus toisella terassilla ja puheita illallisen aikana.
Kuvitelkaa, että pidätte hääjuhlat ulkona, nautitte cocktailit sisäpihalla ja päädytte tanssimaan sisällä. Jos laitteisto siirretään paikasta toiseen, siihen tarvitaan aikaa, pääsy tiloihin ja henkilö, joka hoitaa siirron. Jos tapahtumat menevät päällekkäin, voi olla tarpeen, että valmiina on useampi kuin yksi järjestelmä.
Kirjoittakaa se muistiin mitkä alueet kuuluvat palvelun piiriin ja mistä kellonajasta lähtien kukin alue on käytettävissä. Jos haluatte tarkastella näitä hetkiä tarkemmin, opas aiheesta äänentoisto seremoniaan, cocktail-tilaisuuteen ja juhliin auttaa teitä määrittelemään tarpeet tiloittain.
Myös mikrofonit ansaitsevat oman kohdan. Se, että mikrofonia on saatavilla puhujakopion vieressä, ei vielä tarkoita, että ratkaisu olisi sopiva tilanteeseen, jossa juontaja ja useat lukijat ovat kaukana kopista. Selvittäkää, missä kukin henkilö puhuu ja kuka vastaa äänen hallinnasta.
Sisustus, joka sopii juuri teidän tilaanne
Sisätilat: tilajako, akustiikka ja yhteiselämä
Tarkistakaa, että juhlatilan sijainti sopii yhteen tapahtuma-alueen kanssa. Sen on mahdollistettava työskentely, pääsy tanssilattialle sekä liikkuminen ja palvelujen tarjoaminen. Ei kannata valita nurkkaa vain siksi, että se näyttää hyvältä valokuvassa, jos sen sijainti myöhemmin vaikeuttaa vieraiden liikkumista.
Joissakin saleissa ääni kaikuu voimakkaasti; toisissa taas on väliseiniä tai alueita, joita on vaikea kattaa äänellä. Ammattilaisen tulisi pystyä arvioimaan tilan pohjapiirros ja suosittelemaan sopivaa asennusta. Jos kiinteistössä on jo järjestelmä, on tarkistettava sen liitännät, kunto, kuka sitä käyttää ja sopiiko se tanssimiseen.
Ulkoalue: suojaus ja alueen olosuhteet
Terassilla tai puutarhassa on otettava huomioon aurinko, sade, tuuli ja asianmukainen sähkönsyöttö. Asennuksen suojaus on sovittava etukäteen tilan ja asennuksesta vastaavien ammattilaisten kanssa. Hyödyllinen sisävaihtoehto vaatii myös sopivan sijainnin ja valmisteluaikaa, ei pelkästään lausetta «jos sataa, mennään sisälle».
Varmistakaa aikataulut, äänenvoimakkuuden rajoitukset ja paikan erityisehdot. Ei ole olemassa yhtä äänenvoimakkuusarvoa, joka sopisi kaikkiin tiloihin. Rakennustyöt ja tapahtuma on sovitettava tilanne mukaan sen mukaan, mitä tilanne sallii.
Kustannukset, jotka eivät välttämättä sisälly alkuperäiseen hintaan
Kahdella ehdotuksella, joiden tuntimäärä on sama, voi olla erilaiset kokonaishinnat, koska toisessa on enemmän logistiikkakustannuksia tai se kattaa useampia alueita. Tarkistakaa erittelyt ennen kuin päätätte, onko toinen ehdotus kallis vai toinen edullinen.
- Kuljetus ja liikkuminen. Etäisyys, pysäköinti, kulkuyhteydet ja mahdolliset majoitustarpeet.
- Kuljetus ja asennus. Portaat, etäisyys purkupaikasta, pääsyikkunat tai asennus hyvissä ajoin.
- Odotusaika. Pitkä tauko joukkueen valmistautumisen ja esityksen välillä.
- Toinen äänitetty tila. Juhla, cocktail-tilaisuus tai tila, jonka on toimittava samanaikaisesti.
- Lisämateriaali. Mikrofonit, koristevalaistus tai muu kuin mukana toimitettu äänikoppi.
- Tekninen henkilöstö. Kun esitykset, mikrofonit tai tuotanto vaativat erityistä huomiota.
- Juhlan jatkaminen. Kustannukset, päätösvaltainen henkilö ja saatavuus tilojen aukioloaikoina.
Kysykää kokonaissumma verojen kanssa sekä varaus-, muutos- ja peruutusehdot. Jos tarvitsette vertailukohtaa markkinahintojen ymmärtämiseksi, voitte tarkistaa mitä tekijöitä vaikuttavat DJ:n hintaan Madridissa. Vertailkaa sitten tarjouksia, joiden laajuus on sama: mikään yleinen hinta-arvio ei korvaa juuri teidän päivämääräänne ja tilaanne sovitettua budjettia.
Mitä kysyä häiriöistä ja aikataulumuutoksista
«Lause »Meillä on ammattitaitoinen tiimi” ei selitä, mitä tapahtuu, jos toistolaitteisto lakkaa toimimasta tai jos juhla-ateria viivästyy. Kysykää, miten poikkeustilanteita hoidetaan, mitä varasuunnitelmia on laadittu ja kuka tekee päätökset, kun aikataulu muuttuu.
Varmuuskopiointiratkaisun on oltava tapahtuman ja järjestelyjen mukainen. Ei ole tarpeen vaatia jokaisen laitteen täydellistä kopiointia ilman perusteluja, mutta tarvitaan konkreettinen ratkaisu palvelun tärkeimpien osien osalta. Häissä jatkuvuus ja koordinointi ovat osa sitä arvoa, jonka olette ostamassa.
Sopikaa myös juhlien aikana toimivasta yhteyshenkilöstä. Jos eri henkilöt antavat DJ:lle keskenään ristiriitaisia ohjeita, on vaikeampi päättää, milloin tanssi voidaan aloittaa vai pitäisikö odottaa hääparin saapumista. Järjestelyistä vastaavan henkilön on kyettävä välittämään selkeä päätös.
Ehdotus, joka sopii teidän häihinne
Aloittakaa lähettämällä päivämäärä, paikka, arvioitu vierasmäärä, tilat ja aikataulut. Mainitkaa, millainen tyyli teitä kiinnostaa ja mitkä hetket haluatte kuvata. Kartta tai valokuvia tapahtumapaikasta auttavat paljon enemmän kuin pelkkä pyyntö «hyvästä liikkuvasta diskosta».
Kohdassa Aleean palvelut hääjuhliinne Teemme erilaisia asennuksia ja voimme suositella, mikä sopii parhaiten juuri teidän juhlaan. Joskus on parempi valita kompakti ja tyylikäs kokoonpano; toisinaan taas on syytä vahvistaa ääntä tai jakaa laitteet eri alueille. Ajatuksena on, että jokaisella osalla on oma tehtävänsä ja että tiedätte tarkalleen, mitä olette tilaamassa.
Siinä esitysten ja lavastusten galleria Voitte katsoa esimerkkejä, joilla voitte selittää, millainen tyyli teille miellyttää. Lopullinen ehdotus sovitetaan tilaan ja käyttötarkoitukseen: koppaa ei valita pelkästään valokuvan perusteella eikä laitetta pelkästään tehoarvon perusteella.
Jos olette vielä miettimässä kunkin osan musiikkia, aloittakaa juhlien ohjelman suunnittelusta. Ohjelman kokoaminen on helpompaa, kun tiedätte jo, missä haluatte kuunnella lukukappaleen, keskustella cocktail-tilaisuudessa ja aloittaa tanssin.
Joitakin usein esiin nousevia kysymyksiä
Sisältääkö liikkuva diskokärry aina DJ:n?
Tällä termillä tarkoitetaan yleensä DJ:n ja siirrettävän äänentoistolaitteiston sisältävää palvelua, mutta palvelun laajuus vaihtelee. Varmistakaa nimenomaisesti, kuka esiintyy, kuinka monta tuntia esiintyminen kestää ja mitä musiikkivalikoimaa tarjoukseen sisältyy.
Sisältyykö seremonian ja cocktail-tilaisuuden musiikki hintaan?
Ei välttämättä. Avoimen baarin paketti voi kattaa vain juhlan. Ilmoittakaa tapahtuman vaiheet, tilat ja valmisteluaika, jotta voimme selvittää, tarvitaanko muita laitteita.
Tarvitaanko suuri juhlatila häihin, joissa on paljon vieraita?
Huonekalun koko ei vaikuta äänen peittoalueeseen. Äänijärjestelmän asennusta, työtilaa ja kopin visuaalista vaikutelmaa arvioidaan erikseen.
Voimmeko käyttää tilan laitteita?
Kyllä, jos sen todetaan soveltuvan aiottuun käyttötarkoitukseen ja liitännöistä sekä vastuista sovitaan. Taustamusiikkijärjestelmä ei aina sovi juhliin.
Mitä tapahtuu, jos haluamme laajentaa ilmaista juomatarjoilua?
Sovitaan etukäteen summasta, kuka voi hyväksyä sen ja millä ehdoilla se on käytettävissä. Laajennus riippuu myös aukioloajoista ja tilojen käyttörajoituksista.
Mitä tietoja tarvitaan tarjouspyynnön tekemiseen?
Päivämäärä, paikka, arvioitu vierasmäärä, aikataulut ja tilat, jotka haluatte kuvata. Lisätkää mikrofonitarpeet, muusikot ja kuvausjärjestelyt, jotta voimme tarkentaa kuvauslaajuuden.